渡り鳥になりたい

最初からミニマリストな理系大学院生(博士課程)の日常

溜まりがちな書類の整理方法 - 一時保管場を作り定期的に見直すのがコツ

ここは...

物心付いた時から "最小限のモノに囲まれた生活" を送って来た秋が、少ないモノで快適に暮らすための工夫を紹介するシリーズ記事です。「今現在断捨離中の方」「シンプルライフを目指している方」向けのヒント集となれば嬉しいです。

 

こんにちは、秋です。

気がつくといろんな書類が部屋のあちこちに溜まることはありませんか?

一枚一枚はペラッペラの紙ですから「まぁいっか」と考えてるいると、すぐに増えちゃいますよね。で、「あれはどこだっけ?」と探し回る時間が非常にもったいないわけです。

他の収納は特に意識してない私でも「書類は増えすぎないように!」と気を配っている部分はあります。

ということで、今回は書類をすっきり整理するために、私がやっていることを紹介しましょう。

 

 

2つのアクリルケースを活用する

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今私の部屋にある紙類はこれくらいですね。あと、使ってないカードをしまう名刺入れみたいなのもあります。

「一時保管」と「長期保管」の2つにわけて、それぞれA4のアクリルケースにしまっています。

前はクリアファイルに入れてたのですが、一時期数が増えすぎたので、厚みのあるケースを買ったように記憶しています(今は減ったので半分も入ってないけど)。たぶん100均です。

 

一時保管用(期限を書く) 

「来月までは取っときたいもの」「今年だけ必要なもの」は期限を明記して、こちらのケースに放り込んでいます。 

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分かりやすいところですと、「確定申告に必要な領収書」や(収入源がバラけてるので、実は毎年やってます)、「◯年間保証といった保証書」などでしょう(まぁ取っといても使ったことないけど、一応ね)。

郵便物の控えや、払込書なども、手続きが完了するまでは入れています。

 

今は数が少ないからひと目で内容物が分かりますが、増えてくると自分でも把握できなくなっちゃうこともありますからね。

だから名前と期限は、必ずメモするしてから放り込んでいます。この一手間が、後から探す時の時間を大幅に節約するのです。

入れ替わりが激しく、こまめに見直しています。そのためにも期限のメモは必須でしょう。

 

長期保管用(次の引っ越し時までは使うだろう)

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こちらは年単位でとっとおきたいものですね。先ほどと違ってめったに開くことすらないケースです。

私の場合は目安として「次の引っ越し前に見直せばいいや」くらいのものです。一般的にも1年に一回確認する、くらいの頻度でしょうか。

賃貸の契約書、ガスや電気、スマホなどのライフライン関係、保険や税金関連の書類など「普段は使わないけど、あった方が良いもの」ですね。

引っ越し前にスムーズに連絡するためとかに(って書くとやっぱり私の生活スタイルは数年おきの引っ越し前提に回っている気がする...)

 

油性ペンの文字は除光液で消えるよ

消えたら困るので油性のマジックででかでかと書きますよ。

で、一時保管用の方など入れ替わりが激しいから、書いたり消したりを繰り返すわけです。

 

「え、消えなくない?」とふと疑問に思った方は、こういう時のために除光液ですよ。

マニキュアをする気はさらさら無いのに、除光液は常備しているのが私です。

↓他にもいろいろ便利なの↓ 

 

その他はすぐに処理して捨てる

で、すぐに処理できるものはカバン内に入れっぱなしにしといて、頃合いを見て処理が終わったら捨てちゃいます。 

 

例えばちょっと前に来ました、グーグルアドセンスの住所確認のPINコード。その場で入力を確認して玄関でっぽいですよ。

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そろそろ初めての振込がありそうなので、ちょっとわくわくしています。

 

後は「歯科の定期検診のお知らせハガキ」も来ましたっけ。

「そのうち電話で予約しよ」と思い、まだカバンの中に眠っています...

部屋のあちこちに置くと忘れがちになりますから、「一時保管ケースに入れないものは全部カバンの中」とルールを決めています。

そして、毎日持ち歩くカバン内に、余計な紙があっても邪魔ですので、さっさと処理する気になるわけです。

うん、さっさと電話しよ。

 

↓参考記事↓

 

学校に置いてる書類も同様の考え方

家の中にある書類に関しての話ですが、この「一時保管の場所を作る」というのは他にもいろいろ応用できる考え方でしょう。

↓PCのデスクトップとか↓ 

 

学校のメインファイルも「仮置き」と「提出物」の欄があります。

何か配布物があったら、とりあえず「仮置き」のところに突っ込んでおきますね。未整理のものをあちこちにバラけさせるのは無くしモノの原因の1つです。 

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整理したモノは、各種クリアファイルに入れてます。 

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ここでもそれぞれ名前を付ける(分かる人には分かる略称かな...)、期限のあるものは書く、と家のと同様に整理していますね。

家のより量が断然多いので、ちょっとは探す手間はかかるが...

クリアファイルに番号を付けて、一覧表でも作れば良いんですかね。ちょっとまだ工夫の余地があるので、何か改善すればまた報告します。  

 

以上、書類を整理する話でした。

 

今回のヒント!

こまめに見直す「一時保管」と、年に一回くらい見直す「長期保管」の2つのケースに分けて、メモを残すと分かりやすい。

 

あとがき

アドセンス関連の小話をもう1つ。

住所確認と平行して口座の確認もあるじゃないですか。

私、それをスマホで何回やってもエラーが出るもんで、あれ、半角だよね?あれ、ゆうちょダメだっけ?あれ、登録住所と違うとダメなんかな?あれ、あれ?といろいろ調べてもよく分からずに...

PCでやったらすんなり通りました。

 

もしスマホであわあわしてる人がいたら、PCから試してみてください。

このネタで1つ記事書こうかと思いましたが、ググると詳しい解説記事いっぱいあったので辞めました。

スマホ1つでほとんどのことが出来るとはいえ、やっぱりまだPC無いとつらい部分があるものですね...

 

最後までお読みいただきありがとうございました。